Tietosuojaseloste

 

PAM Porvoon seudun osasto ry 188

Jäsen- ja yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

25.5.2018

 

Jäsen- ja yhteystietorekisterin tietosuojaseloste


 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

PAM Porvoon seudun osasto ry. PAM Borgånejdens avdelning rf 188

  • Petri Pasanen 0443476550

2. Henkilörekisterin nimi

Jäsen- ja yhteystietorekisteri

3. Käsittelyoikeuden perusteet

Ammattiosaston henkilötietojen käsittelytoimien oikeusperusteet jäsen- ja yhteystietorekisterissä:

  • Jäsenyyden hoitaminen: Sopimus (jäseneksi liittyminen)

  • Markkinointi: Oikeutettu etu

  • Koulutukset ja tapahtumat: Sopimus (ilmoittautuminen), Suostumus

  • Järjestötoiminta: Sopimus (jäseneksi liittyminen, järjestö- tai luottamustehtävän vastaanottaminen)

  • Järjestämistoiminta: Suostumus

4. Käyttötarkoitukset

Ammattiosaston tarkoituksena on toimia palvelu- ja niitä lähellä olevilla aloilla työskentelevien palkansaajien, ammattiin opiskelevien, pelkästään itsensä työllistävien ammatinharjoittajien ja yrittäjien sekä työttömien taloudellisen, sosiaalisen ja oikeudellisen aseman ja elämänlaadun parantamiseksi osaston sääntöjen 2 §:ssä kuvatuilla tavoilla.

 

 

Toiminnassaan ammattiosasto käsittelee jäsentensä ja ei-jäsenten henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin.

 

 

Jäsensuhteiden ja järjestötoiminnan hoito:

  • Jäsenyyden hoitaminen, jäsenpalvelu ja -neuvonta sekä palautteen käsittely

  • Toiminta, hallinta, analysointi ja kehittäminen

  • Viestintä, kampanjat sekä markkinointi

 

Toiminnan ja palveluiden suunnittelu ja toteutus:

  • Toiminnan ja palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen, kuten

    • Koulutukset ja tapahtumat

    • Jäsenetujen tarjoaminen

  • Jäsenten tunnistaminen

  • Palvelun ja tapahtumien todentaminen, raportointi, tilastointi ja analysointi.

 

 

 

 

Tietoturvallisuus:

  • Tietojen käytettävyyden, eheyden, luottamuksellisuuden, luotettavuuden ja jatkuvuuden varmistaminen.

  • Riskienhallinta sekä väärinkäytös- ja ongelmatilanteiden ehkäisy, havaitseminen, selvittäminen ja niistä johtuvat toimenpiteet.

  • Oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin ja viranomaisten määräyksiin perustuvien velvollisuuksien toteuttaminen.

5. Tietosisällöt

Rekisteröitynä jäsen- ja yhteystietorekisterissä käsitellään seuraavien

henkilötietoryhmien tietoja:

 

Jäsenet

  • Ammattiosaston jäsenet

Ei-jäsenet

  • Entiset jäsenet

  • Ei jäsenet

 

Ammattiosaston yllä kuvattujen tehtävien ja käyttötarkoitusten toteuttamisessa käsitellään seuraavia tietotyyppejä:

  • Tunnistamis- ja yksilöintitieto kuten jäsennumero

  • Yhteystiedot

  • Jäsenyystiedot, kuten jäsenyyden laji, ammattiosasto, työpaikka

  • Luottamus- ja edustustehtävätiedot

  • Palvelu- ja tapahtumatieto

6. Evästeiden käyttö

Ammattiosasto käyttää evästeitä verkkopalveluissaan palvelujen toteuttamiseksi ja palveluiden käytön helpottamiseksi. Evästeitä ja verkkopalvelusta kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun ja palveluiden käytön analysoimiseksi ja kehittämiseksi, käytettävyyden parantamiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi ja markkinointiin.

 

Käyttäjä voi estää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Evästeet ovat kuitenkin tarpeellisia verkkopalveluiden toimivuudelle, joten ammattiosasto ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus ei ole käytössä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsen- ja yhteystietorekisteriin saadaan henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, jotka PAM-liitto toimittaa liittymissopimuksen perusteella. Lisäksi tietoja saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään.

PAM-liitto ylläpitää tietojen laatua päivittämällä henkilötietoja tietopalveluista, kuten Postin osoitetietopalvelusta.

8. Vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.

 

 

9. Automaattinen päätöksenteko

Ammattiosaston toiminnassa ei tehdä EU tietosuoja-asetuksen tarkoittamia automatisoituja päätöksiä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna.

11. Henkilötietojen siirrettävyys

Rekisteröity voi pyytää itseään koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut sopimukseen tai suostumukseensa perustuen. Rekisteröidyn pyynnöstä kyseiset tiedot voidaan siirtää myös toiselle rekisterinpitäjälle, jolla on valmius ottaa kyseiset henkilötiedot vastaan tietoturvallisesti. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään. Pyyntö tulee toimittaa

sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna.

12. Oikeus tietojen oikaisuun

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan ja täydentämään virheellisiä tai puutteellisia tietojaan sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna tietojen oikaisupyynnöllä.

Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään ja kuvata oikaistavat tiedot.

 

Oikaisupyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna.

13. Rajoitusoikeus

Rekisteröity voi pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä EU tietosuoja- asetuksen 18 artiklan mukaisesti.

 

Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään ja yksilöidä rajoitettavat tiedot. Rajoituspyyntö tulee toimittaa sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna.

14. Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot (oikeus vastustaa)

Rekisteröity voi antaa ammattiosastolle suostumuksia ja kieltoja liittyen suoramarkkinointiin sekä tutkimuskyselyihin seuraavasti:

Suostumukset

  • sähköpostisuoramarkkinointi

  • mobiiliviestisuoramarkkinoiti

​​​Kiellot

  • postiosoitteellinen suoramarkkinointi

  • puhelinmarkkinointi

  • tutkimuskyselyt postitse, puhelimella tai sähkäpostilla

 

Ammattiosaston verkkosivuilla evästeiden käytöstä informoidaan ja pyydetään suostumus verkkosivustolle saavuttaessa.

 

Verkkopalvelun käyttäjä voi kieltää verkkopalvelun tuotannossa välttämättömät evästeet selaimensa asetuksista. Tällöin verkkopalveluiden toimivuutta ei kuitenkaan voida taata.

 

Kiellot ja suostumukset eivät koske jäsenviestintää, joka ei sisällä markkinointia.

 

 

15. Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen

Säilytetään tietoja vain aktiivisista jäsenistä ja niistä jotka käyttävät ammattiosaston palveluita.

 

Tiedot poistetaan, kun oikeudellinen peruste tai käyttötarve lakkaa tai tieto ei ole käyttötarkoitukseen tarpeellinen.

 

Koulutusten ja tapahtumien osalta tapahtumatiedot poistetaan, kun käsittely- ja käyttötarve poistuu.

16. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ammattiosasto varmistaa kattavin teknisin, fyysisin ja hallinnollisin suojatoimin henkilötietojen tietoturvallisuudesta. Henkilötietoa saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Tietojen eheydestä ja luotettavuudesta huolehditaan ja tiedot ovat saatavilla käyttötarkoituksiinsa, kun niitä tarvitaan. Tietoturvallisuuden toteuttamisesta huolehditaan henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta alkaen kaikissa henkilötietojen käsittelyn elinkaaren vaiheissa, aina tietojen tietoturvalliseen hävittämiseen saakka. Ammattiosasto varmistuu kattavin sopimuksin ja ohjeistuksin sekä riittävin tarkastuksin myös ammattiosaston lukuun toimivien tietoturvallisesta henkilötietojen käsittelystä.

17. Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä laittomiksi arvioimistaan henkilötietojen käsittelytoimista valitus Tietosuojavirastolle. Lisätietoja valitusoikeuden

toteuttamisesta www.tietosuoja.fi.